TOPRAK MAHSULLERİ OFİSİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ DESTEK HİZMETLERİ İZAHNAMESİ

   

    Yürürlük Tarihi: 07/06/2001

    Sicil No : 0003 0100 0020

    Toprak Mahsulleri Ofisi Genel Müdürlüğünden :

    GİRİŞ

    Amaç ve Kapsam

    Madde 1 - Bu İzahnamenin amacı, İdari İşler Dairesi Başkanlığı Yönetmeliği ile tespit edilmiş olan Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğü görevlerinin yürütülme şekillerini açıklamaktır.

    İzahname; İdari İşler Dairesi Başkanlığının görev alanına giren malzeme ihtiyaçlarının tespiti, karşılanması, satın alınması, imal ettirilmesi, ihtiyaç yerlerine dağıtımı işlerinin yapılması, Genel Müdürlük binaları ile eklentilerinin temizlik, ısıtma, aydınlatma, bakım - onarımlarının yapılması, yürüyen haşerelerle mücadele edilmesi, bahçe tanzimi ve merkez teşkilatındaki yük ve hizmet otolarının çalışma düzenine ilişkin esasları kapsar.

    I.BÖLÜM Malzeme Konuları

    Malzeme İs Programının Hazırlanması ve Uygulanması

    Madde 2 - İdari İşler Dairesi Başkanlığının görevleriyle ilgili malzeme ihtiyacı; malzeme kodu, malzeme adı, talep miktarı, ölçü birimi ve birim fiyatı belirtilmek suretiyle yıllık malzeme iş programı hazırlanarak bütçeye gerekli ödeneğin konulmasını teminen bağlı bulunduğu Genel Müdür Yardımcısının Oluru ile Teknik İşler Dairesi Başkanlığına gönderilir.

    İş programına alınan malzeme, işin ve malzemenin özelliğine göre yıl içerisinde dönemler halinde satın alınarak veya imal ettirilerek karşılanır. Satın alma ve imal işlemleri TMO İhale Yönetmeliği, Yetki Devri Talimatı ile Varlıklar ve Malzeme İşleri İzahnamesinin ilgili hükümleri çerçevesinde gerçekleştirilir.

    Malzeme İş Programı çerçevesinde Teknik İşler Dairesi Başkanlığınca ilgili yıla ait çıkarılan ödeneği müteakip, İdari İşler Dairesi Başkanlığına ait her türlü alım, satım, yapım, bakım, onarım, malzeme taşıma ve hizmet işleri TMO İhale Yönetmeliğinde belirtilen İhale Komisyonları tarafından; her yıl Yetki Devri Talimatıyla belirlenen ihale komisyonlarının yetki limitleri altında kalan konular ise Satın alma Komisyonu tarafından ilgili mevzuat çerçevesinde yürütülür.

    Satın alma Komisyonu; Destek Hizmetleri Şube Müdürü, Satın alma Servis Şefi, Mubayaa Memuru, Raportör ve talebi yapan ilgili birimin Şube Müdürü veya Uzmanı veya Servis Şefinden oluşturularak Yetki Devri Talimatı gereği tutarına göre yetkili yöneticiler tarafından onaylanır.

    Malzeme iş programında yer almayan malzeme ve demirbaşın alımı ya da imali yapılmaz. Yıl içinde bu tür ihtiyaç doğduğunda talepte bulunan şubenin müdürü tarafından İdari İşler Dairesi Başkanından gerekçeleri belirtilmek suretiyle alınacak onay sonucu yine Yetki Devri Talimatı göz önüne alınarak yetki limitleri dahilinde daha üst Makamların onayına sunulur.

    Birimler, ihtiyaç listelerini bir önceki ayın 15'ine kadar yazı ekinde, arada çıkan acil ihtiyaçlarını da Malzeme Talep Formu ile bildirirler.

    Satın almalar; pazarlık, teklif isteme, kapalı zarfla teklif alma, yarışma ya da seçme, açık artırma - eksiltme, resmi kanallardan alımlar şeklinde yapılabilir.

    Yetki Devri Talimatı ile verilen limitler içerisinde kalmak ve gerekçeleri gösterilmek suretiyle satın alma yöntemine ilgili Makamlar karar verir.

    İhale konusu işin miktarına, tutarına, önemine ve uygulanacak ihale yöntemine bağlı olarak; şartname hazırlanması, duyuru, teklif toplama, tekliflerin açılması, değerlendirilmesi, teminat, sözleşme yapılması, gizlilik ve diğer iş ve işlemlere ilişkin uyulacak kurallar ile uygulanacak ihale yöntemine ilişkin esaslar TMO İhale Yönetmeliğinde açıklanmıştır.

    Tesellüm işleri, numune alınması, sipariş işlemleri, ihtiyaçların tespiti, alım - satış işlerine ilişkin esaslar TMO Varlıklar ve Malzeme İşleri İzahnamesinde açıklanmıştır.

    Satmalına ve/veya ihale ile görevli komisyonlar ve onay mercileri, işlemleri yürürlükteki yönetmelik ve izahname hükümleri çerçevesinde yürütmekle yükümlüdürler.

    Verilen ödeneğin ne şekilde ve ne kadarının kullanıldığını gösterir listeler, ödenek temin eden birim olarak Teknik İşler Dairesi Başkanlığına yıl içerisinde belirlenecek dönemler halinde bir liste ile bildirilir.

    II BÖLÜM İdari İşler

    Temizlik İsleri ve Malzemelerinin Muhafazası ile Dağıtımı

    Madde 3 - Genel Müdürlük binaları ile eklentilerinin periyodik olarak yürüyen haşerelere karşı ilaçlatılması, temizlik işlemlerinin bir program dahilinde yapılması ve kontrolü İç Hizmetler Servisi Şefliğinin gözetim ve denetimi altında bu işle görevlendirilmiş firma aracılığı ile yürütülür.

    Merkez binaları ile eklentilerinin, tüm birimlerin, umumi kullanım yerlerinin, merdiven ve koridorların, lavaboların, tuvaletlerin mesai başlamadan temizlenmesini; genel temizlik hizmetlerinin de bir program dahilinde genel tatil günlerinde yapılması ve temizlik firmasının denetimi, yönlendirilmesi, takibi işleri periyodik olarak İç Hizmetler Servisi Şefliğince yürütülür.

    Gereken temizlik maddeleri, bakım - onarım malzemeleri ve bilumum araç gereçler stok durumları dikkate alınarak yürürlükteki hükümler doğrultusunda temin edilir ve Depo Defterine giriş yapılarak depo sorumlusu tarafından muhafazası ve çıkış işlemleri yapılır.

    Temizlik ve Bakım - Onarım Malzemelerinin Kullanıma Verilmesi

    Madde 4 - Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğünün görev alanına giren hizmetlerin yapılmasında kullanılan her türlü temizlik malzemesi haftalık olarak imza karşılığı dağıtım işi ile ilgili görevli personele verilir.

    Bakım - onarım malzemeleri ile araç ve gereçler ise malzemelerin kullanılacağı yeri gösteren talep fişine göre, İç Hizmetler Servisi Şefi veya bu işle ilgili personelin bilgisi dahilinde kullanıcılara teslim edilir ve Müdürlüğün onayı ile Depo Defterinden çıkışı yapılır.

    Çevre Düzenlemesi

    Madde 5 - Genel Müdürlük binaları ile eklentilerinin çevre düzenlemesi ve bakımı işleri periyodik olarak yapılır. Çevrenin güzel bir görünüm kazanması amacıyla; çevreye ağaç, çiçek ve benzeri bitkiler dikilir, çevre yeşillendirilir, ekilen ve dikilen ağaç, çiçek, çim ve benzerlerinin gelişmesi sürekli izlenir, duruma göre sulama, ilaçlama, gübreleme, depolama, aşılama, budama işleri yapılır.

    Binaların Ulusal Bayram Tatillerine Hazırlanması

    Madde 6 - Ulusal bayram tatillerinde Genel Müdürlük bina ve eklentilerinin uygun yerleri bayrak ve Atatürk resimleri ile donatılır. Asılacak bayrak ve Atatürk resimlerinin her zaman temiz ve bakımlı olmasına özen gösterilir.

    Sinema Salonunun Toplantılara Hazırlanması

    Madde 7 - Sinema salonunun temizliği ve bakımı yaptırılarak toplantı yapılacak şekilde hazır tutulur, sinema salonunda yapılacak toplantı talepleri değerlendirilerek Başkanlığın bağlı olduğu Genel Müdür Yardımcısının onayı ile salon tahsisi yapılır.

    Demirbaş İşleri

    Madde 8 - Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğü görev alanına giren yerleşim yerlerindeki her türlü demirbaş eşya, araç ve gereçlerin kayıt ve kontrolleri depo memuru veya bu işle görevlendirilen personel tarafından yapılır. Demirbaş eşyaların münakalesi, ıskatı gibi işlemler yürürlükteki form ve izahnameler esaslarına uyularak yapılır.

    Özlük İşleri

    Madde 9 - Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğü personelinin şahsi dosyalarının düzenlenmesi ve muhafazası, yıllık, sıhhi, mazeret izinlerinin ve hak etmiş personelin giysileri ile sözleşme ve toplu sözleşmeden doğan hakların zamanında verilmesi, ilgili mevzuat çerçevesinde yürütülür.

    III. BÖLÜM Oto İşleri

    Otoların Bakım - Onarımı

    Madde 10 - Araç şoförleri, yürürlükte bulunan Taşıt Araçları Bakım Yönetmeliğindeki bakım işleri ile ilgili günlük, haftalık, üç aylık ve kışlık bakım - onarımları hususundaki yükümlülükleri yerine getirirler. Söz konusu bakım işlerinin gereği gibi yapılmamasından doğan her türlü aksaklık ve Ofis zararlarından araçların zimmetlisi olan şoförler sorumludur.

    Otoların Hizmete Şevki

    Madde 11 - Genel Müdürlük hizmetleri için ayrılan yük ve hizmet otolarının yönetimine ve hizmet şevkine ilişkin iş ve işlemler Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğünce bu husustaki Kanun ve Mevzuat hükümlerine göre yürütülür.

    Taşıt Araçlarının Kullanma Yetkisi

    Madde 12 - Araçların sevk ve yönetimine özgü ehliyetnameleri bulunsa dahi motorlu taşıt araçları Ofis şoförlerinden başka kimselere kullandırılmaz. Ancak, eleman yetersizliği nedeniyle bir süre şoförlük hizmetinde kullanılmak için ehliyetnameli Ofis personeli Genel Müdürlükçe görevlendirilebilir.

    Şehir Dışı Oto Hizmetleri

    Madde 13 - Merkezde, şehir dışı iş gezileri için taşıt ayrılması, ilgili birim teklifinin Genel Müdürlükçe onaylanması ile mümkündür. Alınacak Olurda, seyahatin nereye yapılacağı, ne zaman başlayacağı, ne kadar süreceği, hangi personelin gideceği belirtilir. Makamın onayından geçen yazılı taşıt istekleri, gerekli hazırlıkların tamamlanabilmesi için göreve çıkılacak tarihten (ivedi haller hariç) en az iki gün önce İdari İşler Dairesi Başkanlığına bildirilir.

    Şehir İçi Oto Talepleri

    Madde 14 - Merkezde şehir içi (Esenboğa Havaalanı dahil) resmi hizmetlerin hizmet otoları ile yaptırılması için merkez birimlerince Taşıt Görev Emri Formu doldurulur. Birim yetkililerince imzalanan Taşıt Görev Emri Formları Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğüne iki saat önceden verilir. Taşıt Görev Emri Formunda görevin niteliği, gidilecek yer veya yerler, taşıtla gidecek görevli belirtilir.

    Otoları Hizmete Hazırlama ve Sevk Etme

    Madde 15 - Birimlerden gelen Taşıt Görev Emri Formu veya yazılı istekler kişinin görevine değil, görevin niteliğine, öncelik ve ivediliğine göre güzergahlara göre tasnif edilir. Aynı güzergahtaki değişik işler birleştirilerek güzergaha tahsis edilen aynı oto ile yapılır.

    Birimlerden gelen Taşıt Görev Emri formu ve yazılı isteklere göre araç sevk memuru tarafından düzenlenir. Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğünce imzalanır ve araçlar en az bir buçuk kilometre uzaklıktaki mesafeler için çıkarılır. Garajda Taşıt Görev Emri Formu ile birlikte araç şoförüne verilir. Şoför, aracın gerekli kontrolünü yaparak göreve gider. Gidilen görev yerleri Motorlu Taşıt Araçları İş Defterine gidiş - geliş saatleri ve araç kilometresi ile birlikte yazılır. Aracın yaptığı kilometre Taşıt Görev Emri Formuna da işlenir. Görevin bitimini müteakip en kısa zamanda Genel Müdürlüğe dönülür.

    İş bitimini müteakip görevli şoför tarafından Günlük Taşıt Bakım Formu doldurularak Destek Hizmetleri Servisine teslim edilir.

    İş Defterinin Tutulması

    Madde 16 - Otoların kullanılması ile harcadığı akaryakıt miktarını gösteren ve kullanılma ile harcamanın karşılaştırmasına yarayan 0003 0200 0290 sicil nolu Motorlu Taşıt Araçları İş Defteri, form izahnamesindeki esaslar dahilinde her motorlu taşıt aracı için düzenlenir.

    İş defteri motorlu taşıt aracının şoförü tarafından tutulur. İlgili defterin bitirilmesini müteakip oto sevk memurunca kontrol edilerek birim yetkilisinin onayı alınarak mevzuata uygun şekilde muhafazaya alınır. Oto iş defterinin mevzuata ve amacına uygun şekilde tutulmasından aracın zimmetlisi olan şoför sorumludur.

    Ayrıca düzenlenen Taşıt Giderleri Takip Formu her üç ayda bir Teknik İşler Dairesi Başkanlığına bildirilir.

    Akaryakıt ve Yağ Sarfiyatı

    Madde 17 - Motorlu taşıt araçlarının akaryakıt ve yağ sarfiyatı; kullanıldıkları yerlerin yol ve arazi özellikleri, aracın durumu, mevsimler ve bunlara benzer başka faktörler ile tabiat şartlan göz önünde bulundurularak ve gerektiğinde yapılacak deneylerle kontrol edilerek normal olmadığı kanısına varılırsa, anormal sarfiyat nedenleri araştırılır ve ilgili mevzuat çerçevesinde gerekli işlem yapılarak neticeye bağlanır. Bunun için Taşıt Kontrol Kartı düzenlenir.

    Trafik Kazası ve Aracın Çalınması Hallerinde Takip Edilecek Yol

    Madde 18 - TMO' ne ait motorlu taşıt araçlarında trafik kazaları sonucu meydana gelen zararlar ve aracın çalınması hallerinde, Sigorta Yönetmeliğinin Kara Nakil Araçları ve Gereçlerinin Kaza ve Mali Mesuliyet Sigortalan bölümünün 36, 37, 38 veya 39 uncu maddeleri gereğince işlem yapılır.

    IV.BÖLÜM : Bakım Onarım İsleri

    Talep ve İşlerin Yapılma Şekli

    Madde 19 - Genel Müdürlük ve eklentilerinde, belirlenen her türlü arıza ile yapılması istenen onarım, değişiklik, tesisat, boya ve badana işleri İdari İşler Dairesi Başkanlığı kanalı ile Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğüne bildirilir. Müdürlük kendisine gelen istekleri inceleyerek; işin öncelik, ivedilik durumu ve gereklilik durumuna göre değerlendirerek, gerekirse, Teknik İşler Dairesi Başkanlığı ile veya ilgili birimlerle ilişki kurulmasını sağlayarak, gerekli talimatları Bakım Onarım Servisi Şefliğine verir. Servis Şefi aldığı talimat doğrultusunda o işle ilgili personeli görevlendirir. İlgili elemanlarca yürütülen işlerin zamanında, amaca uygun bir şekilde yapılıp sonuçlandırılması servis şefi tarafından izlenir.

    Elektrik İşleri

    Madde 20 - Merkez birimleri; yerleşim ve kullanım alanlarındaki tamire muhtaç bilumum tesisatın, cihazın, araç ve gereçlerin onarımını 0003 0200 0352 sicil nolu Sabit Kıymetler ve Demirbaş Eşyaya Mahsus Tamir Talepnamesi ile talep ederler. Bu talepler Destek Hizmetler Şube Müdürlüğünce Bakım Onarım Servis Şefine havale edilir. Servis Şefi, söz konusu işin arıza tespiti ve onanını için teknisyen veya usta görevlendirir. Görevlendirilen personelce arızanın giderilmesini müteakip tamir fişinin arkasına kullanılan malzemeler yazılır.

    Ayrıca elektrik teknisyenlerince Genel Müdürlük binaları ile eklentilerinin elektrik ve kuvvet panoları ile bunlara bağlı elektrikle çalışan motor ve cihaz tablolarının, her türlü bakım ve onarımı yapılarak arızaları giderilir.

    Doğal Gaz, Brülör , Kalorifer ve Tesisat İşleri

    Madde 21 - Kış mevsiminin bitimini takiben Mülki Yönetim ve Belediyelerin öngördükleri uygulamalar çerçevesinde mevcut bilumum kalorifer kazan bacaları usulüne uygun şekilde temizlenir. Doğal gaz brülörlerinin bakımları teknik usullere uygun şekilde usta ve teknisyenlerce yapılır. Periyodik bakım ve onarımları ise yetkili servisince yapılmalıdır. Kalorifer, buhar, kuru hava, su, pis su, tesisat ve kanalları ve çatının bakım ve onarımları kalorifer işlerinde çalışan personel tarafından yapılır.

    Kalorifer tesisatında devridaim yapan su, ancak arıza ve zorunlu hallerde usulüne uygun olarak, görevli ve yetkili personel tarafından boşaltılır. Kalorifer işlerinde görevli ve yetkili personel, ilgili tesisatın her türlü bakım onarımları ile arızalarının giderilmesini teknik usullere uygun bir şekilde yapar.

    Tesisatta değişiklik ve eklenti istekleri, Teknik İşler Dairesi Başkanlığı görüşü alınarak değerlendirilir. Kullanılan boru, dirsek, radyatör açıp kapama ve sürgülü vanaların muhteviyatı ile bilumum parçaların seçimi sistemin taşıdığı yük ve özellik göz önüne alınarak kalorifer usta ve tesisatçılarınca yapılır.

    Kaloriferin Günlük Yakılma İşleri

    Madde 22 - Nöbetçi personel, mevsim koşullan gereği kaloriferlerin yanmasının başlamasıyla Mülki Yönetim ve Belediyelerin öngördükleri uygulamalar çerçevesinde, dış hava sıcaklığına göre sıcak su gidiş derecesini ayarlayarak mesaiden yeteri kadar süre önce kaloriferleri yakar. Kalorifer yakma işlemlerini yapmadan önce kalorifer su seviyesini gösteren hidrometreyi ve ısı durumunu gösteren termometreyi kontrol eder. Hidrometrede kazanın suyunun dolu olduğunu gördükten sonra termometreyi mevsim şartlarına göre tespit edilen dereceye ayarlar ve brülörü ateşler Kalorifer kazanındaki suyun ayarlanan sıcaklıkta ısıtılması işlemi tamamlanınca sıcak su devridaim pompalarına yol verir ve binanın ısıtılma işlemine başlanmış olur.

    Su ve Pis Su Tesisatı İşleri

    Madde 23 - Su tesisatlarında meydana gelecek her türlü arızalar ve çatıdan gelen yağmur, temelden gelen sızıntı ile bina içindeki umumi yerlerden akan sulara ait her türlü boru ve kanalların bakım onarımları, su sızıntılarının dalgıç motorları ile tahliyesi, kanal kazma, künk döşeme işlemleri, kalorifer işlerinde görevli personel tarafından yapılır, gerektiğinde Teknik İşler Dairesi Başkanlığı ile koordineli çalışmalar yürütülür

    Boya - Badana ve Yer Döşeme İşleri

    Madde 24 - Genel Müdürlük binası ve eklentilerinin ihtiyaç duyulan yerlerinin boya ve badanasına başlamadan önce boyanacak bölümlerin alçılan ve gerekli yerlerin onarımları yapılır. Bundan sonra kireç, badana, plastik veya yağlı boya ile fasarit işleri boya ve badana ustalarınca yapılır. Ayrıca eskiyen ve yenilenmesi istenen ve gerekli görülen her türlü yer döşemelerinin değiştirilmesi yapılır.

    Çilingir İşleri

    Madde 25 - Çilingir ustası; mevcut dolapları, masa çekmecelerini, kapıları ve bunların bozuk kilitlerini, anahtarlarını, tamir edip, sabun ve kağıtlık gibi araç ve gereçlerin bakım onarımlarını yapar. Küçük marangozluk işlerini yürütür.

    Dizel Jeneratör İşleri

    Madde 26 - Dizel teknisyenleri veya ustaları, Genel Müdürlük binası ve eklentilerinde, şehir şebekesinden gelen elektrik kesintilerinde dizel jeneratörü çalıştırarak gerekli enerjiyi temin eder, dizel jeneratörü motorlarına ait arızaları tespit ederek tekniğe uygun bir şekilde giderilmesi için gerekli işlemlerin yapılmasını sağlar ve her türlü bakım onarımlarını yaparlar. Kendilerince giderilemeyen arızalan servis şefi kanalıyla Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğüne zamanında bildirerek jeneratörün her an hizmete hazır durumda bulundurulmasını sağlarlar.

    Asansör İsleri

    Madde 27 - Asansör teknisyeni veya asansör ustaları; asansördeki elektrik ve mekanik olan kabin kapılarının kapalı olmalarını, bu kapıların kilitleme sistemlerini, kabin alt ve üst muhafazası açılması halinde çalışan tüm devrelerini, ilk nokta şalteri ile son nokta şalterinin asansör hızını sınırlayan hız regülatörünü ve kontaklarını, halatların kırılması veya fren tertibatının çalışma esnasında çalışan paraşüt kontaklarının herhangi bir tehlike anında imdat düğmesine basıldığında çalışıp çalışmadığını, yardım telefonunun faal durumda olduğunu kontrol ederek bakım onarımları ile asansörün günlük, haftalık, aylık ve yıllık bakımlarını gerekli araç ve gereçlerini kullanarak tekniğine uygun şekilde yaparlar.

    V. BÖLÜM Yürürlük

    Yürürlükten Kalkan Mevzuat

    Madde 28 - Bu İzahnamenin yürürlüğe girmesiyle 13/10/1988 yürürlük tarihli, 962088 sicil ve 238 yayın no'lu Destek Hizmetleri İzahnamesi yürürlükten kalkar.

    Yürürlük

    Madde 29 - Genel Müdürlüğün 07/06/2001 tarih, 822 sayılı onayı ile kabul edilen bu İzahname, kabul tarihi itibariyle yürürlüğe girer.

    Mevzuat Kanunlar